ANEXOS

LUIS EDUARDO YEPES 1894-1936

GUSTAVO TORO QUINTERO
Fundador Almacenes Exito

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

LESLY RINCON

CONCLUSIONES

Es  importante reconocer como una empresa tan grande como lo es el Grupo Éxito ha logrado mantenerse en el mercado buscando siempre métodos y estrategias de innovación que permita atraer al cliente manteniendo una demanda que permite entablar relaciones con proveedores para satisfacer esas necesidades que surgen con el paso del tiempo.

Además para un buen proceso de compras es necesario tener una buena logística de distribución para conformar un equipo sólido y obtener mayores ventajas con respecto a otras organizaciones, pues se pueden ahorrar muchos recursos si se sabe aplicar la cadena de suministros.

En pocas palabras se puede concluir que la  gestión de compras está relacionada con la implementación de estrategias de distribución, la demanda, los inventarios, las necesidades de productos , los proveedores, las condiciones de negociación y los acuerdos realizados entres ambas partes para cumplir con un objetivo en común; siendo estos los  pilares en los cuales se fundamenta la compra de una organización.

CONTROLES

·         Cuando un producto no alcanza una buena rotación se suspende su comercialización y el negocio pactado por el proveedor

·         Adquirir productos que generen valor, innovadores,  rentables y con valor agregado

·          El proveedor debe de tener una buena hoja de vida del producto con aprobación del INBIMA asegurando que los alimentos son aptos para el consumo humano

LOGISTICA

PROCESO LOGISTICO 

ENTREGAS

Beneficios de las Entregas Certificadas

v  Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancía:

           espera, descargue y verificación.

v  Reducir la excesiva manipulación de la mercancía.

v  Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias.

v  Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de

          abastecimiento.

v  Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.

Pasos de la Entrega Certificada

Paso 1. Verificación de las condiciones para los participantes en la alianza

v  Proveedor: Debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al vehículo.

-Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseñado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda.

-   Identificación y Codificación de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificación con código de barras. Utilización de infraestructura (muelles, bodegas, estanterías) y equipos (lectores, gatos hidráulicos, montacargas) que garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de mercancía.

-   Paletización: Cuando el volumen de la mercancía lo amerite se despachará la      carga paletizada en estibas de intercambio estándar.

            -EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Aviso de recibo, Instrucciones de transporte).

-   Proceso de Facturación: Posterior a la separación de la mercancía y en el caso de utilizar EDI después del Informe de Recibo.

-   Certificación de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que están certificadas.

-   Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del Cliente.

v  Cliente:  El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer personal idóneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura física y de sistemas adecuados para la recepción de la mercancía, debe contar con:

-       Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras.

-Equipos: Montacargas, estibadoras, Carretillas, básculas (si aplica), lectores, entre otros.

-       Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario

para llevar a cabo la entrega. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra, Aviso de recibo).

-Programación de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo máximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente.

-Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del

proveedor en el recibo.

-Generación de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generación de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la generación de los pedidos en los horarios establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo.

-Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicación de éste programa.

v  EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logísticos

-EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Instrucciones de transporte, Status del transporte, entre otros).

-Vehículos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos en la entrega, es decir que el vehículo este: limpio, carrocería se encuentre en buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos.

-El orden de la mercancía en el vehículo: en caso que el transportador lleve mercancía de varios proveedores, debe estar configurado al cronograma de entregas para que no afecte los tiempos.

-Seguridad: Utilización de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo).
-Facturación del servicio de transporte: 100% de documentos correctos.

-Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se

pueda cumplir una cita (Fuerza mayor, Novedades, etc).

-Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicación de este programa.

Paso 2: capacitación

·         Capacitación del Personal: Cada una de las partes será responsable de implementar un programa de capacitación del personal involucrado en el proceso de Entregas Certificadas. El proveedor debe asegurar que el operador logístico haga parte de estos procesos de capacitación y este a su vez reforzar la capacitación cuando realice entregas a otras ciudades.

·         Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la capacitación se realice antes y después de haber finalizado el proceso de implementación, con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo, a los ya capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo en el tiempo.

·         Padrinos: serán los responsables durante el periodo de certificación de garantizar que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos definidos en el acuerdo así como el conocimiento de lo que representa una Entrega Certificada.

Paso 3: Definicion del acuerdo

v  Recibo del Pedido

-Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Teléfono, etc, durante el proceso de certificación. Al final del mismo el proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido vía EDI para obtener la certificación.

-Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega.

-Cuando el operador logístico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel.

- Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la transmisión de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspección al 100%.

v  Despacho

-Se determinó como prerrequisito para la certificación entregar la información al transportador y al cliente, sobre la mercancía enviada, mediante el Aviso de Despacho (EDI).

-Definir las condiciones de manipulación de la mercancía entre el proveedor y la EPSL.

-Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía.

v  Transporte

- Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harán parte del acuerdo en

entregas certificadas.

-Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución, punto de venta, bodegas principales, etc.)

-Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vías, etc.) Para estos casos, el cliente no registrará una “mala calificación” a la entrega.

-Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operación de transporte: sellos de seguridad, precintos o cintas con logo original de la empresa.

-En el caso que un operador logístico sea el mismo para varios industriales, este

puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales con un solo vehículo, tanto de proveedores certificados como no certificados, garantizando la correcta identificación de la mercancía del industrial con el precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor; en caso de manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas Certificadas, el mecanismo de seguridad a utilizarse.

v  Entrega y/o Recibo de la Mercancía

-Determinar la forma de enviar la información al transportador y al cliente, de la

mercancía recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura ó Remisión visada con la firma del recibidor y el sello del cliente.

-Establecer el número de personas que van a realizar la entrega y el número de

personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspección y al tipo de vehículo.

-Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir la mercancía. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulación de mercancía.

- Acordar el procedimiento y causales para la devolución de mercancía.

-Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averías y extravíos.

-Establecer los mecanismos para la solución de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentación del producto, empaques, documentos, etc.

v  Verificación de la Mercancía

-Definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspección de la mercancía en el recibo.

-Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercancía.

v  Acciones Correctivas

- Deben quedar las direcciones electrónicas, Teléfono y Celular de los padrinos a

quienes se les transmitirá las Acciones Correctivas. Así mismo se definirá dentro del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se debe escalar esa requisición para que se le de una solución.

v  Esquemas de Seguridad:

-Entre las partes definirán y registrarán el números de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehículo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado; Furgón, etc).

Paso 4: Indicadores de gestion

Paso 5: Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada

Preparación y despacho del Pedido.

·         Recibo del pedido.

·         Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado

·         Reserva de la mercancía.

·         En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho vía EDI.

·         Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas.

·         En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de Mercancía la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.

·         Generación y envío del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si no se tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente

·         En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número localización del punto de entrega simbolizado en código de barras.

·         Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo

al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (S.G.C)

 Debe contar con una revisión minuciosa del productos al momento de la llegada utilizando el sistema P.E.P.S. (primeras en entrar y primeras en salir), además siempre debe permanecer surtida la estantería.

El sistema de la gestión de la calidad esta sustentado bajo la norma ISO 9000 la cual le da muchas ventajas a las empresas tales como:

• La estandarización de las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación
• Incrementar la satisfacción del cliente
• Medir y monitorizar el desempeño de los procesos
• Disminuir re-procesos
• Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos
• Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
• Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios

INFLUENCIA DE LAS COMPRAS

La influencia de las compras se ve reflejadas en las utilidades desde el momento que se adquiere dicho producto por eso cuando el producto es bueno y se genera una buena compra se puede hablar de una mayor rentabilidad y de un mejor posicionamiento en el mercado.

Además la idea es comprar el mejor producto que ofrezca el proveedor para venderlo a un costo asequible al consumidor. Por lo cual se debe estar pendiente de satisfacer las necesidades del cliente y lograr estar a  la vanguardia para  no generar decrementos en las utilidades.

DIAGRAMA DE FLUJO