jueves, 19 de mayo de 2011

ANEXOS

LUIS EDUARDO YEPES 1894-1936

GUSTAVO TORO QUINTERO
Fundador Almacenes Exito

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

LESLY RINCON











CONCLUSIONES

Es  importante reconocer como una empresa tan grande como lo es el Grupo Éxito ha logrado mantenerse en el mercado buscando siempre métodos y estrategias de innovación que permita atraer al cliente manteniendo una demanda que permite entablar relaciones con proveedores para satisfacer esas necesidades que surgen con el paso del tiempo.

Además para un buen proceso de compras es necesario tener una buena logística de distribución para conformar un equipo sólido y obtener mayores ventajas con respecto a otras organizaciones, pues se pueden ahorrar muchos recursos si se sabe aplicar la cadena de suministros.

En pocas palabras se puede concluir que la  gestión de compras está relacionada con la implementación de estrategias de distribución, la demanda, los inventarios, las necesidades de productos , los proveedores, las condiciones de negociación y los acuerdos realizados entres ambas partes para cumplir con un objetivo en común; siendo estos los  pilares en los cuales se fundamenta la compra de una organización.

CONTROLES

·         Cuando un producto no alcanza una buena rotación se suspende su comercialización y el negocio pactado por el proveedor
·         Adquirir productos que generen valor, innovadores,  rentables y con valor agregado
·          El proveedor debe de tener una buena hoja de vida del producto con aprobación del INBIMA asegurando que los alimentos son aptos para el consumo humano

LOGISTICA

PROCESO LOGISTICO 






ENTREGAS
Beneficios de las Entregas Certificadas
v  Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancía:
           espera, descargue y verificación.
v  Reducir la excesiva manipulación de la mercancía.
v  Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias.
v  Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de
          abastecimiento.
v  Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.
Pasos de la Entrega Certificada

Paso 1. Verificación de las condiciones para los participantes en la alianza


v  Proveedor: Debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al vehículo.
-Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseñado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda.
-   Identificación y Codificación de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificación con código de barras. Utilización de infraestructura (muelles, bodegas, estanterías) y equipos (lectores, gatos hidráulicos, montacargas) que garanticen eficiencias en el proceso de cargue y despacho de mercancía.
-   Paletización: Cuando el volumen de la mercancía lo amerite se despachará la      carga paletizada en estibas de intercambio estándar.
            -EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Aviso de recibo, Instrucciones de transporte).
-   Proceso de Facturación: Posterior a la separación de la mercancía y en el caso de utilizar EDI después del Informe de Recibo.
-   Certificación de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que están certificadas.
-   Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del Cliente.

v  Cliente:  El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer personal idóneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura física y de sistemas adecuados para la recepción de la mercancía, debe contar con:
-       Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras.
-Equipos: Montacargas, estibadoras, Carretillas, básculas (si aplica), lectores, entre otros.
-       Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario
para llevar a cabo la entrega. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra, Aviso de recibo).
-Programación de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo máximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente.
-Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del
proveedor en el recibo.
-Generación de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generación de los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda controlar de una mejor forma la generación de los pedidos en los horarios establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo.
-Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicación de éste programa.

v  EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logísticos
-EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, Instrucciones de transporte, Status del transporte, entre otros).
-Vehículos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos en la entrega, es decir que el vehículo este: limpio, carrocería se encuentre en buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos.
-El orden de la mercancía en el vehículo: en caso que el transportador lleve mercancía de varios proveedores, debe estar configurado al cronograma de entregas para que no afecte los tiempos.
-Seguridad: Utilización de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo).
-
Facturación del servicio de transporte: 100% de documentos correctos.
-Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se
pueda cumplir una cita (Fuerza mayor, Novedades, etc).
-Padrino: Definición de un interlocutor especial que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicación de este programa.

Paso 2: capacitación

·         Capacitación del Personal: Cada una de las partes será responsable de implementar un programa de capacitación del personal involucrado en el proceso de Entregas Certificadas. El proveedor debe asegurar que el operador logístico haga parte de estos procesos de capacitación y este a su vez reforzar la capacitación cuando realice entregas a otras ciudades.

·         Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la capacitación se realice antes y después de haber finalizado el proceso de implementación, con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo, a los ya capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo en el tiempo.

·         Padrinos: serán los responsables durante el periodo de certificación de garantizar que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos definidos en el acuerdo así como el conocimiento de lo que representa una Entrega Certificada.

Paso 3: Definicion del acuerdo

v  Recibo del Pedido
-Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Teléfono, etc, durante el proceso de certificación. Al final del mismo el proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido vía EDI para obtener la certificación.
-Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega.
-Cuando el operador logístico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel.
- Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la transmisión de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta definir si se debe hacer inspección al 100%.

v  Despacho
-Se determinó como prerrequisito para la certificación entregar la información al transportador y al cliente, sobre la mercancía enviada, mediante el Aviso de Despacho (EDI).
-Definir las condiciones de manipulación de la mercancía entre el proveedor y la EPSL.
-Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía.

v  Transporte
- Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harán parte del acuerdo en
entregas certificadas.
-Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución, punto de venta, bodegas principales, etc.)
-Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vías, etc.) Para estos casos, el cliente no registrará una “mala calificación” a la entrega.
-Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operación de transporte: sellos de seguridad, precintos o cintas con logo original de la empresa.
-En el caso que un operador logístico sea el mismo para varios industriales, este
puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales con un solo vehículo, tanto de proveedores certificados como no certificados, garantizando la correcta identificación de la mercancía del industrial con el precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor; en caso de manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas Certificadas, el mecanismo de seguridad a utilizarse.

v  Entrega y/o Recibo de la Mercancía
-Determinar la forma de enviar la información al transportador y al cliente, de la
mercancía recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura ó Remisión visada con la firma del recibidor y el sello del cliente.
-Establecer el número de personas que van a realizar la entrega y el número de
personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspección y al tipo de vehículo.
-Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir la mercancía. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulación de mercancía.
- Acordar el procedimiento y causales para la devolución de mercancía.
-Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averías y extravíos.
-Establecer los mecanismos para la solución de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentación del producto, empaques, documentos, etc.

v  Verificación de la Mercancía
-Definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspección de la mercancía en el recibo.
-Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercancía.

v  Acciones Correctivas
- Deben quedar las direcciones electrónicas, Teléfono y Celular de los padrinos a
quienes se les transmitirá las Acciones Correctivas. Así mismo se definirá dentro del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se debe escalar esa requisición para que se le de una solución.

v  Esquemas de Seguridad:
-Entre las partes definirán y registrarán el números de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de vehículo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado; Furgón, etc).

Paso 4: Indicadores de gestion





Paso 5: Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada


Preparación y despacho del Pedido.
·         Recibo del pedido.
·         Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado
·         Reserva de la mercancía.
·         En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho vía EDI.
·         Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas.
·         En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de Mercancía la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.
·         Generación y envío del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si no se tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente
·         En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número localización del punto de entrega simbolizado en código de barras.
·         Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo
al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes.



SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (S.G.C)


 Debe contar con una revisión minuciosa del productos al momento de la llegada utilizando el sistema P.E.P.S. (primeras en entrar y primeras en salir), además siempre debe permanecer surtida la estantería.
El sistema de la gestión de la calidad esta sustentado bajo la norma ISO 9000 la cual le da muchas ventajas a las empresas tales como:
  • La estandarización de las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación
  • Incrementar la satisfacción del cliente
  • Medir y monitorizar el desempeño de los procesos
  • Disminuir re-procesos
  • Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos
  • Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
  • Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios

INFLUENCIA DE LAS COMPRAS

La influencia de las compras se ve reflejadas en las utilidades desde el momento que se adquiere dicho producto por eso cuando el producto es bueno y se genera una buena compra se puede hablar de una mayor rentabilidad y de un mejor posicionamiento en el mercado.
Además la idea es comprar el mejor producto que ofrezca el proveedor para venderlo a un costo asequible al consumidor. Por lo cual se debe estar pendiente de satisfacer las necesidades del cliente y lograr estar a  la vanguardia para  no generar decrementos en las utilidades.

DIAGRAMA DE FLUJO






RECURSOS TECNOLOGICOS

El software que utilizan es el E3 que alimenta todas las ventas de almacen y mide los tiempos de entrega.

Además cada almacen cuenta con una tecnología moderna que facilita el manejo de inventario.

Con el objeto de apoyar los procesos internos, la compañía, contrató a las compañías NCR e IBM para realizar un diagnóstico de la situación real de los sistemas de la compañía y su funcionalidad de acuerdo con los objetivos estratégicos de la compañía. Como resultado de este estudio se evidenciaron deficiencias relevantes en las áreas de middle office y back-office, que surgieron, en parte, de los procesos de fusión y adquisición experimentados.

Desde el año 2002, el 1005 de los puntos de venta de la compañía cuentan con la tecnología POS, en un formato estándar para los formatos Carulla y Merquefácil con la marca IBM; y para Vivero con la marca NCR. De esta forma el 100% de los puntos de ventas queda actualizado en la tecnología POS.

Todos los puntos de venta se encuentran interconectados a nivel interno y externo se realiza a través de e-mail y el apoyo de una red nacional con base en tres centros regionales de tecnología, que establecen comunicación en línea y en tiempo real con los puntos operacionales de la compañía, siendo monitoreados en forma centralizada con tecnología TIVOLI.

Entró en funcionamiento el sistema de información comercial GÉNESIS, que asegura el manejo de la mercancía en las bodegas y almacenes, controlando eficientemente inventarios, márgenes y faltantes. Agrupa toda la información de la compañía en torno a una sola base de datos que proporciona rápida y oportunamente la información requerida.

También utiliza la herramienta informática TERADATA, que aplica el concepto de Data Ware House, donde se combina el análisis de ventas, inventarios, cuentas por pagar e información comercial de los clientes que permite definir preferencias, niveles de lealtad, elasticidades y la planeación de surtido por almacén.

El costo de la renovación tecnológica durante los últimos 18 meses asciende a $17.000MM y para 2002 se realizarán inversiones por $7.000MM.

CLASIFICACION DE LAS COMPRAS

Sus compras estan clasificadas por productos y calidad del producto ubicadas en tres categorías:

·         Regional: por zonas
·         Nacional: estan en todo el país como Noel y Nestle en lugares como Cartagena, Barranquilla, Bogota, Buenaventura
·         Internacionales: con la participación de casino con sus diversos productos, también hay participaciones con China, Europa, Panama
Otras marcas: Zenú, Sony, Alpina, Oreo, Colanta, Pasta la Muñeca, Caribe, Pequeñín, Surtir, Tenex, Noel, etc. Tiene más de 2.400 proveedores


 

PRODUCTOS

PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

En cada almacén los productos están clasificados por secciones, es decir.
1.       Comidas preparadas, tortas, pan fresco, panadería dulce, huevos, carnes frescas, leche UHT, pan empacado
2.      Avena, café, harina, endulzantes, chocolate, te y aromáticas
3.      Repostería, frutas enlatadas, galletas, jugos y gelatinas
4.      Energizantes, agua, gaseosa, pasabocas, desechables, cervezas, vinos y licores
5.      Condimentos, sopas-caldos, salsas pastas, arroz, enlatados, granos, aceite
6.      Papelería, ferretería, hogar, envolturas, centro de energía, mascotas, toallas de cocina
7.      Ambientadores, limpiadores, ceras, escobas, lavaloza, suavizantes, blanqueadores, detergentes
8.      Jabón tocador, afeitado, desodorantes, cuidado facial, papel higiénico, protección familiar, cuidado oral-capilar
9.      Textiles y calzado para todos los gustos
Dándole facilidad al cliente para desplazarse directo al producto que solicita.

El Grupo Éxito es el mayor proveedor  que  cuenta con una MATERIA PRIMA, la cual  se complementa en varias partes que son:

Ø  PLANTA DE ESPECIALIDADES CARNICAS
Esta se especializa en la elaboración de carnes frías, la cual cuenta con el personal y la tecnología adecuada cumpliendo con las normas de calidad exigidas y la certificación HACCP
Distribuye productos a nivel nacional a los formatos Carulla Vivero, Merquefacil, Surtimax y clientes institucionales, cuyos despachos mensuales alcanzan la cifra de 240 toneladas mensuales en promedio.
Los productos manufacturados en la planta cuentan con alto contenido de proteína cárnica de origen animal, condimentos y especies naturales evocando el sabor en formulaciones Europeas, las líneas existentes están divididas en:
·         Línea de embutidos: se elaboran productos cocidos y ahumados de diferentes características físicas y organolépticas, para los cuales se utilizan tripas naturales y artificiales entre otros productos. Podemos destacar las salchichas, mortadelas, galantinas, jamonadas, chorizos, butifarras, morcillas, etc.
·         Línea de inyectados: se procesan productos de pieza de pulpa cárnica la cual dependiendo del origen de la espacie animal puede tocar su nombre entre los más destacados encontramos los jamones de baja, media y alta inyección, como pueden ser jamón, pierna, jamón de pollo, jamón sándwich. También dentro de esta línea se clasifican algunos productos especiales que son elaborados con piezas enteras de la carne de cerdo y res como son el pernil de cerdo, la chuleta ahumada, el lomo casero, la costilla ahumada, roast beef, el muchacho, pastrame, etc.
·         Línea hamburguesa: productos elaborados a base de res y/o pollo los cuales sufren tratamientos de congelación rápida para conservar sus características y propiedades, el año de mayor producción de esta planta es en el mes de diciembre debido a que se elaboran productos de la temporada navideña como los perniles, pavos, lomo de cerdo, productos de la línea bouquet, etc. Los incrementos en el despacho para diciembre son aproximadamente de 250% sobre el despacho mensual promedio

Ø  PLANTA DE PANADERIA Y PASTELERIA BOGOTANA
En la actualidad se encuentran elaborando en esta planta 162 personas en tres turnos de producción, organizados en las siguientes líneas
·         Tajados, panecillos, preformados crocantes pasteles
·         Calados y tostada
·         Personal de apoyo en bodega de recibo, despachos y dosificación. Su promedio de despacho es de 14.500kg al día cerca de 230 referencias de panadería y pastelería

Ø  PLANTA PANADERIA REGION NORTE
Planta procesadora de productos de panadería, pastelería y bizcochería preformada y empacada ubicada en Cartagena, con cubrimiento actual en barranquilla, santa marta y Cartagena
El portafolio de productos es el resultado de las más antiguas recetas desarrolladas por Grupo Exito S.A y elaboradas con el sabor tradicional para nuestros consumidores de la costa atlántica

Ø  PLANTA DELICIA
Se dedica  a la necesidad de la compañía de centralizar la fabricación de los productos para los desayunos, almuerzos y comidas, etc. Pero también hacen otros productos como empanadas y pasteles. Estas despachan dependiendo del formato y la necesidad de los puntos de venta
·         Productos goormet listos para comer: preparan comidas al estilo Exito listas para el consumo. Al realizar esto se puede ver que es un camino exitoso, por lo tanto se desea mejorar cada vez mas mediante nuevos procesos industriales, es decir prepara cada vez productos para satisfacer el paladar de los consumidores y darles un tiempo de vida útil para suplir las necesidades de la clientela que hoy día no cocina porque no  tiene tiempo, o porque simplemente los hogares y las costumbres han cambiado.

Ø  PLANTA DE TAMALES
Desde que se creó trajo consigo gran acogida por lo tanto se tuvo que ampliar el portafolio, ofreciendo a nuestros clientes no solo un tipo de tamal sino una variedad de estos en conformación y tamaño este hecho en busca de llegar a mas clientes dependiendo la necesidad y el gusto

Ø  PLANTA DE BEBIDAS
Se especializa en la producción de agua ozonada de alta calidad y otros productos derivados como la limonada y el agua con sabor, la producción en esta planta es 90% automatizada y en línea, los despachos a almacenes se realiza atreves de la casa central a nivel nacional y se está buscando una expansión en el portafolio con nuevos productos innovadores y la calidad de siempre, solo que ofrece Éxito S.A

Ø  DESE GUSTO
Es un punto de venta propio, en el cual podemos encontrar una línea completa de comidas rápidas y platos especiales, así mismo productos para la venta perteneciente a la marca propia, una sección de café capuchino y buffet, en la casa central de la compañía Exito S.A
La industria se desenvuelve básicamente como un generador de utilidad a partir del desarrollo de productos competitivos con diferenciales en calidad y aumento en los márgenes,
Certificaciones de calidad HACCP en las plantas y tamales, únicas en Colombia, la industria fue reafirmada en 2004 como una organización en excelente ambiental.